O Fator R é o índice que define quanto imposto a sua clínica paga no Simples Nacional: com 28% ou mais, você fica no Anexo III (alíquotas a partir de 6%); abaixo disso, cai no Anexo V (a partir de 15,5%). A boa notícia é que o cálculo é mais simples do que parece. Neste guia, mostramos o passo a passo com um exemplo numérico real.
Passo 1: some a receita dos últimos 12 meses (RBT12)
Pegue o faturamento bruto de cada um dos 12 meses anteriores ao período de apuração e some tudo. Esse total é o RBT12 (Receita Bruta Total dos últimos 12 meses). Exemplo: se a clínica faturou R$ 40 mil por mês no último ano, o RBT12 é de R$ 480 mil.
Passo 2: some a folha dos últimos 12 meses (FS12)
Agora some tudo o que a empresa pagou de folha de salários no mesmo período: salários dos funcionários, pró-labore dos sócios, 13º salário, contribuição previdenciária patronal e FGTS. Esse total é o FS12. No nosso exemplo, digamos que a clínica pagou R$ 12 mil por mês entre salários, pró-labore e encargos: FS12 de R$ 144 mil.
Passo 3: divida e compare com 28%
Aplique a fórmula: Fator R = FS12 ÷ RBT12. No exemplo: 144.000 ÷ 480.000 = 0,30, ou seja, 30%. Como 30% é maior que 28%, a clínica é tributada pelo Anexo III — parabéns, alíquota menor!
Agora veja como a margem é apertada: se a folha fosse de R$ 11 mil mensais (FS12 de R$ 132 mil), o índice seria 27,5% — e a clínica cairia para o Anexo V, com o imposto praticamente dobrando na primeira faixa. Meio ponto percentual pode custar caro.
Cuidados especiais no cálculo
Empresa nova: quem ainda não tem 12 meses de histórico usa regras de proporcionalização — no primeiro mês, considera-se a receita e a folha do próprio mês; depois, a média acumulada multiplicada por 12. Vale redobrar a atenção nesses períodos.
Coerência entre declarações: a folha usada no Fator R precisa bater com o que foi declarado no eSocial e na DCTFWeb. Divergências entre PGDAS-D e obrigações trabalhistas são um convite à malha fiscal.
E lembre-se: distribuição de lucros, aluguéis e pagamentos a médicos PJ não entram na folha do Fator R. Só remuneração de pessoa física com os devidos encargos.
O cálculo é mensal — e o enquadramento pode mudar
O Fator R deve ser recalculado todos os meses, sempre com os 12 meses anteriores. Se o faturamento cresce e a folha não acompanha, o índice cai — e a clínica pode mudar de anexo no meio do ano sem perceber. O ideal é manter uma planilha de acompanhamento (ou melhor: um contador de olho nisso) e projetar os próximos meses para ajustar o pró-labore a tempo.
Quer que a gente calcule para você?
A Raízes Contábil acompanha o Fator R de clínicas e consultórios mês a mês, com projeções e ajuste fino de pró-labore para manter sua empresa no Anexo III com segurança e documentação em ordem. Fale com a gente e descubra se a sua clínica está pagando o imposto certo!
